par Gérard Chagnon

	Sous-traitance Une réflexion complète est essentielle avant l’externalisation d’une partie de son service informatique.
L’externalisation Mieux connu au Canada sous le terme d’Impartition ou de l’anglais Outsourcing, l’externalisation désigne le transfert de tout ou partie d’une fonction d’une organisation vers un partenaire externe. Cette décision demande une réflexion en profondeur car elle engagera l’organisation dans un tout nouveau mode de fonctionnement.

Gérard Chagnon, vice-président des services professionnels cumule plusieurs années d’expérience dans la gestion des grands contrats d’impartition. Son expertise professionnelle et son expérience pratique sur le terrain sont des atouts précieux pour toutes les entreprises qui désirent entreprendre une démarche d’externalisation.
Voici vos dix conseils de base.

1.         Concentrez-vous sur l’essentiel
Concentrez-vous d’abord sur l’essentiel de votre développement d’affaires (core business). Les fonctions informatiques sont des outils destinés à vous aidez à atteindre plus aisément vos objectifs d’affaires et non pas vous distraire de votre vison d’affaires.

2.         Pesez le pour et le contre On choisit l’externalisation pour les bons motifs : vos fonctions informatiques sont importantes sans être stratégique, elles occupent une part importante de votre budget d’opérations, votre parc informatique est vieillissants, votre relève est à risque, vos employés experts sont peu nombreux. Ce sont là des pistes de réflexion qui vous amèneront à explorer la solution de l’externalisation.

3.         Définissez vos besoins Cette étape est cruciale pour s’orienter adéquatement. S’il y a lieu un exercice d’audit externe pourra vous aider à y voir plus clair dans l’évaluation de la capacité de vos infrastructures informatiques. En plus de bien connaître ses forces et faiblesses, l’entreprise doit aussi s’interroger sur le niveau d’accompagnement souhaité en fonction de son plan d’affaires. Par exemple si la stratégie de l’entreprise est de croître par acquisition, il doit prévoir un contrat d’externalisation qui lui permettra de soutenir son expansion.

4.         Choisissez votre partenaire d’affaires avec diligence
D’abord il faut établir un niveau élevé de confiance envers votre partenaire, plus la communication est continue plus la recherche de solutions est efficace. Il ne faut se parler seulement en situation de crise. Plus votre partenaire d’externalisation connaît vos enjeux d’affaires mieux il pourra répondre à vos besoins. Ce dernier doit également vous garantir la qualité des ressources qu’il mettra à votre disposition et respecter les ententes liées aux niveaux de service.

5.         Misez d’abord sur les compétences et non seulement sur les économies
Choisir l’externalisation ne signifie pas toujours une baisse annuelle majeure de ses budgets informatiques, cependant l’externalisation vous offre une assurance contre les soucis. Disposant d’un bassin d’experts pouvant intervenir dans chacune des entreprises clientes, votre partenaire
peut répondre à vos besoins tant ponctuels qu’à long terme.

6.         Ne négligez pas la sécurité
Si le contrat d’externalisation inclus la sécurité en plus de la gestion opérationnelle, vous décidez de laisser le plein contrôle à votre partenaire d’affaires! Cela peut représenter un risque important car l’entreprise a une responsabilité légale de protéger ses données personnelles. Dans ce cas il faut prévoir des moyens de contrôle performants, cela peut vouloir dire de charger un tiers de surveiller à distance le travail de votre partenaire.

7.         Élaborer un contrat adapté à vos besoins
Le contrat définit les limites des parties en présence, il faut donc s’assurer que le partenaire choisi sera en mesure de vous suivre tout au long de votre croissance et que la tarification exigée ne deviendra pas un frein à votre plan d’affaires. Il y a plusieurs combinaisons possibles en fonctions des besoins de chacun des clients. La planification d’incitatifs peut également motiver votre partenaire à mettre son énergie au bon endroit.

8.         Petit pas par petit pas
Vous êtes inquiet et vous désirez être certain de votre choix! Dans un premier temps, confier l’externalisation de petites parties de votre infrastructure informatique et prenez le temps d’évaluer la performance de votre partenaire. Si le résultat est positif vous continuerez de développer votre partenariat d’affaires à plus long terme.

9.         Évaluez les résultats et non les façons de faire
Choisir l’externalisation exige de lâcher prise sur ce qui se faisait dans l’entreprise et de permettre à un tiers de bien faire son travail. Il est certain que les processus de travail ne seront plus les mêmes. Le partenaire est responsable de maintenir les applications et de les optimiser, toujours en relation avec les besoins définis au préalable. Les informaticiens internes devront désormais gérer un partenaire externe et non plus une fonction interne de l’entreprise.

10.       Entretenez la relation
Bâtir une saine relation d’affaires prend du temps et il faut mettre en place des mécanismes de communication qui faciliteront le dialogue. Le contrat d’externalisation doit faire état d’un mode de gouvernance qui permettra aux parties en présence de se parler régulièrement et cela à différents niveaux de l’organisation.

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